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Aumento di efficienza e produttività con la Fattura Elettronica

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Ci siamo, dal primo gennaio 2019 verrà estesa a tutte le aziende private l’obbligo di fatturazione elettronica che quindi entrerà definitivamente nelle transazioni b2b.

La svolta stavolta si può a pieno titolo definire “epocale” perché obbliga tutti i soggetti (e non solo chi interagisce con la P. A.) al passaggio dal cartaceo al digitale.

Tralasciando gli aspetti normativi e gli standard tecnico-informatici previsti, di cui è possibile trovare un’ampia rassegna in rete e sulla stampa specializzata, é essenziale concentrarsi sugli aspetti gestionali del cambiamento con particolare riferimento a quello economico e organizzativo.


Innanzitutto, lo stesso costo unitario di una fattura elettronica emessa - come dimostrato da alcuni studi condotti dalla School of management del Politecnico di Milano - si riduce in modo non trascurabile sia col passaggio da carta a pdf, sia successivamente con quello da pdf a elettronico tramite il sistema di interscambio.

Più in generale, secondo tale studio tutto il processo legato alla fatturazione attiva può portare a risparmi fino a 11.5 € a fattura. Ovviamente il risparmio é realmente conseguibile se tutto il processo viene gestito digitalmente, se invece viene gestito solo in parte può invece portare addirittura a diseconomie con ulteriori aggravi di costi.

Inoltre poiché la relazione con i clienti / fornitori non si compone di sole fatture ma anche di preventivi, ordini o conferme d’ordine, avvisi di spedizione, stati avanzamento lavori e altre comunicazioni è auspicabile raggiungere la digitalizzazione dell’intero ciclo preventivo-ordine-pagamento.

Volgendo lo sguardo al ciclo passivo i benefici possono essere addirittura superiori perché richiedendo anche solo piccole integrazioni di dati ai documenti elettronici del fornitore si può semi-automatizzare (se non automatizzare totalmente) il processo di registrazione contabile.

È chiaro che l’emissione di un ordine fornitore digitalizzato agevolerebbe il compito del partner che potrebbe rifarsi a questo stardard nell’emissione fattura.

Un problema da affrontare ma possibilmente risolvibile di caso in caso è quello dell’adattamento del documento elettronico alla contabilità analitica. Una soluzione può essere quella di inserire nel documento ordine fornitore tutti i codici di riclassificazione utili per la co.an..

Visti i tempi ormai molto ristretti diviene essenziale istituire un gruppo di lavoro - quando necessario anche con l’intervento consulenziale esterno - che agisca da interfaccia tra azienda e fornitore di software. Questa task force tramite una road map ben definita deve permettere di giungere al primo gennaio 2019 pronti all’invio e ricezione e archiviazione di documenti elettronici e possibilmente entro il primo semestre 2019 alla completa integrazione della nuova procedura nei processi aziendali.

Da tutto ciò, ne consegue che per le attività amministrative cambierà parecchio.

L’introduzione della fattura elettronica è solo l’ultimo di tanti efficientamenti che hanno interessato l’area amministrativo contabile in questi decenni.

Dall’avvento del personal computer, ai sistemi gestionali che prevedevano la fatturazione massiva, dalla perfetta integrazione del ciclo attivo e passivo nei gestionali fino alla spedizione massiva di documenti in pdf via mail e alla rilevazione automatica delle operazioni bancarie la pura attività ragioneristica é stata ridotta a percentuali minime del lavoro complessivo degli impiegati amministrativi anche se almeno in Italia ci hanno pensato le istituzioni a vari livelli a riempire lo spazio (in termini di tempo) lasciato libero dall’automazione dei processi, con la progressiva introduzione di nuovi adempimenti di discutibile utilità.

È presumibile quindi che quest’ultimo cambiamento unito magari all’auspicata semplificazione normativa possa ridurre di molto le attività dell’area amministrativa e in misura minore delle aree che interagiscono con essa ponendo problemi di salvaguardia dell’occupazione che possono essere risolti solo con:

  • La riqualificazione del personale
  • Lo spostamento da attività di data entry ad altre più evolute e più critiche, volte al controllo ed analisi dei dati stessi

Questa è una grandissima sfida a cui ci troviamo di fronte soprattutto in Italia dove, per quanto i governi possano maternamente provare a proteggere lo status quo lavorativo, non vi sarà modo di arginare l’evoluzione tecnologica in atto con tutta la forza d'impatto che si porta dietro.